Hast du dich schon einmal gefragt, wofür Content-Management-Systeme (kurz CMS) eingesetzt werden? Oder bist du schon einen Schritt weiter und versuchst herauszufinden, welches CMS das Richtige für dich ist? Wenn ja, dann bist du hier genau richtig, denn wir werden jetzt gemeinsam alle wichtigen Fragen rund um Content-Management-Systeme behandeln und beantworten.

Inhaltsverzeichnis

• Definition eines Content-Management-Systems
• Funktionsweise eines CMS
• Vorteile von Content-Management-Systemen
• Potenzielle Nachteile von CMS
• Die wichtigsten Content-Management-Systeme
• Anforderungen an ein CMS
• Unser Fazit zu Content-Management-Systemen

Definition eines Content-Management-Systems

Content-Management-Systeme sind heutzutage gang und gäbe, wenn es darum geht, digitale Inhalte zu erstellen, zu speichern und zu verwalten. Je mehr Personen an diesem Prozess beteiligt sind, desto eher bietet sich ein CMS für diese Aufgaben an, da für jeden Anwender eigene Zugriffsrechte innerhalb des Systems vergeben werden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Verwaltung der eigenen Inhalte möglichst effizient und ressourcensparend umgesetzt wird.

Möglicherweise wird dir in diesem Zusammenhang auch der Begriff „Web-Content-Management-System“ (WCMS) begegnen. Ein solches CMS ist dafür optimiert, Inhalte speziell für Websites zu verwalten. Webseiten lassen sich auf diese Weise relativ einfach erstellen und aktualisieren, ohne dass du tiefere Kenntnisse in Webprogrammierung haben musst. Und um das klarzustellen: Wenn du im Internet Texte zum Thema CMS findest, sind damit sehr häufig eigentlich Web-CMS gemeint. Wenn wir also den Begriff CMS in unserem Beitrag verwenden, sprechen wir von Web-CMS (oder WCMS).

Funktionsweise eines CMS

Web-Content-Management-Systeme sind von ihrem Aufbau her anders als statische HTML-Webseiten. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist die Trennung von Inhalten und Layout. Wenn du eine Webseite auf Basis eines CMS aufrufst, werden die Inhalte dynamisch aus einer Datenbank geladen und mit Hilfe einer Designvorlage – einem sogenannten Template – dargestellt. Der Nutzen ist recht offensichtlich: Du musst als Anwender nicht wissen, wie du diese Webseite programmierst. Es reicht aus, dich in das CMS einzuloggen, die entsprechenden Inhalte zu erstellen und für diese Webseite zu speichern. Das System erledigt den Rest, um die Inhalte korrekt zu präsentieren.

Vorteile von Content-Management-Systemen

Die bereits erwähnte Trennung von Design und Layout bringt vor allem bei Änderungen des Inhalts Vorteile. Sie können auf diese Weise problemlos aktualisiert werden, ohne dass es Auswirkungen auf das Layout hat. Gleichzeitig ist es auch möglich, das Layout zu verändern, ohne dass die Inhalte davon betroffen sind. Dies macht CMS im Vergleich zu gewöhnlichen HTML-Webseiten deutlich benutzerfreundlicher, flexibler und skalierbarer, was den Einsatz im Unternehmensumfeld betrifft.

Ein weiterer Vorteil ist, dass grundsätzlich jeder die Inhalte der Website in Echtzeit bearbeiten und speichern kann, ohne dass besondere technische Vorkenntnisse erforderlich sind. CMS sind daher in der Lage, die Produktivität eines Unternehmens spürbar zu verbessern.

CMS bieten außerdem die Gelegenheit, bestimmte Berechtigungen für Nutzer zu vergeben. Das bedeutet, du kannst sehr genau festlegen, welcher Nutzer was in deinem System tun darf. Auf diese Weise ist genau ersichtlich, wer welche Änderungen gemacht hat – sie können im Zweifelsfall sogar zurückgenommen werden, wenn ein Fehler passiert ist. Dieses Rechtesystem ermöglicht darüber hinaus das Abbilden von Freigabeprozessen und komplexen Workflows, wo mehrere Personen an der Erstellung der Inhalte beteiligt sind, aber dazu später noch mehr. 😊

Potenzielle Nachteile von CMS

Obwohl Content-Management-Systeme viele Vorteile haben, bringen sie auch einige Nachteile mit sich, die wir dir nicht verschweigen wollen.

Die Einführung eines CMS ist häufig mit sehr viel Aufwand für ein Unternehmen verbunden. Damit ist nicht nur die Installation und Einrichtung des Systems gemeint, sondern auch die Adaptierung der firmeninternen Prozesse und die Einschulung der Mitarbeiter, die die Inhalte in das CMS einpflegen sollen.

Außerdem fallen Kosten für das CMS selbst, für das Webhosting, für System-Erweiterungen und für die Instandhaltung des CMS an. Gerade die Sicherheit ist ein Aspekt, der bei der Einführung eines CMS von Unternehmen recht häufig nicht ausreichend bedacht wird. Kostenlose und auf Open Source basierende Content-Management-Systeme sind immer wieder das Ziel von gezielten Hackerangriffen. Dies kann Probleme nach sich ziehen, die unter Umständen bei der Einführung des CMS nicht berücksichtigt wurden. Entsprechende Sicherungs- und Backup-Maßnahmen sind deswegen für jedes Content-Management-System einzuplanen, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben.

Die wichtigsten Content-Management-Systeme

Im Verlauf der letzten 20 Jahre hat sich eine große Anzahl an CMS entwickelt, die entweder kostenlos (Open Source) oder kommerziell vertrieben werden. Die bekanntesten Fünf wollen wir dir kurz präsentieren, damit du dir ein erstes Bild von dieser Vielfalt machen kannst. Wir konzentrieren uns dabei ausschließlich auf Systeme, die Folgendes gemeinsam haben:

1. Sie können kostenlos heruntergeladen und genutzt werden.
2. Sie sind schon seit längerer Zeit auf dem Markt.
3. Sie haben eine aktive Entwickler-Community, die das jeweilige CMS pflegt und regelmäßig aktualisiert.

WordPress

WordPress ist mittlerweile das am weitesten verbreitete Content-Management-System, mittlerweile werden mehr als zwei Drittel aller Websites auf CMS-Basis mit WordPress betrieben. Ursprünglich als einfache Open-Source-Software für Blogs und Online-Redakteure entwickelt, hat sich WordPress zu einem sehr umfangreichen System gemausert, das vor allem durch seine große Anzahl an Erweiterungen (Plugins) punkten kann.

• Erscheinungsjahr: 2003
• CMS-Markanteil: 69,4 %*
• Rechtevergabe unzureichend, aber mit Plugin erweiterbar
• Viele verschiedene Erweiterungen verfügbar

Joomla!

Nach WordPress ist Joomla! das am häufigsten verwendete CMS. Das System ging 2005 aus dem Open-Source-Projekt Mambo hervor und wird seither kontinuierlich weiterentwickelt. Joomla! enthält ein integriertes System für die Verwaltung mehrsprachiger Inhalte, damit werden über 50 verschiedene Sprachen unterstützt. Genauso wie WordPress lässt sich das System durch Erweiterungen mit zusätzlichen Funktionen versehen.

• Erscheinungsjahr: 2005
• CMS-Marktanteil: 3 %*
• Erweiterbar durch Module, Komponenten und Plugins
• Mehr als 200.000 Community-Mitglieder

Drupal

Drupal wurde 2001 erstmals durch den Entwickler Dries Buytaert veröffentlicht, der Name leitet sich vom niederländischen Wort „druppel“ (im Deutschen: „Tropfen“) ab. Das CMS hat einen sehr großen Funktionsumfang und wird häufig für komplexe Unternehmenswebsites oder für den Aufbau für Communities genutzt. Wenn weitere Funktionen benötigt werden, lässt sich das System durch Module erweitern.

• Erscheinungsjahr: 2001
• CMS-Marktanteil: 3 %*
• Enthält Ansätze für Social Software
• Bereits von Haus aus auf Mehrsprachigkeit ausgelegt

TYPO3 CMS

TYPO3 hat sich vor allem im Business-Umfeld einen Namen gemacht, lange Zeit war es eines der am häufigsten genutzten Content-Management-Systeme in diesem Bereich. TYPO3 eignet sich aber nicht nur für komplexe, mehrsprachige Websites, sondern auch für kleinere Lösungen. Das System ist beliebig erweiterbar, erfordert aber vor allem für Entwickler eine etwas größere Einarbeitungszeit in die Metasprache TypoScript.

• Erscheinungsjahr: 2001
• CMS-Marktanteil 0,8 %*
• Für Mehrsprachigkeit ausgelegt
• Wird von einer Community aus aller Welt betreut

Contao

Contao erschien erstmals 2006 unter den Namen TYPOLight, erhielt 2010 aber seinen heutigen Namen, um sich von TYPO3 CMS abzugrenzen. Das System zeichnet sich vor allem durch seine Versionen mit Long-Term-Support aus, die drei Jahre Bugfixes und ein weiteres Jahr sicherheitsrelevante Updates beinhalten – auch wenn in der Zwischenzeit neuere Contao-Versionen veröffentlicht wurden. Contao ist außerdem mit der aktuellen Gesetzgebung, insbesondere mit der DSGVO, von Haus aus kompatibel.

• Erscheinungsjahr: 2006
• CMS-Marktanteil 0,2 %*
• Mehrsprachige, benutzerfreundliche Verwaltungsoberfläche
• Versionsverwaltung, um Änderungen rückgängig zu machen

*Quelle: https://www.wappalyzer.com/technologies/cms (Stand: Juli 2022)

Anforderungen an ein CMS

Bevor du eines der vielen CMS in die engere Wahl nimmst, die am Markt verfügbar sind, solltest du dir gut überlegen, wofür du das CMS einsetzen möchtest. Die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes CMS solltest du nämlich nicht leichtfertig treffen: Es geht hier schließlich um einen längerfristig geplanten Einsatz, der sich durchaus über mehrere Jahre erstrecken wird.

Kosten

Grundsätzlich jedes CMS verursacht Kosten, selbst diejenigen, die als Open-Source-Systeme kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Denn mit der Installation ist es in der Regel nicht getan, Content-Management-Systeme müssen eingerichtet, mit Inhalten befüllt und – wie jede andere Software auch – regelmäßig aktualisiert werden. Es ist daher vor allem zu Beginn mit einem größeren Zeit- und Arbeitsaufwand zu rechnen, ehe du das System wirklich effizient nutzen kannst. Darüber hinaus schlagen Webhosting, mögliche Funktionserweiterungen und Sicherheitsmaßnahmen ebenfalls monatlich oder jährlich zu Buche.

Funktionen

Im Zusammenhang mit den Kosten lohnt sich auch bereits ein erster Blick auf die Funktionen eines CMS. Was soll dein CMS können? Möchtest du ausschließlich dein Unternehmen oder deine Marke präsentieren? Oder möchtest du dein System dafür nutzen, um Produkte und Leistungen zu verkaufen? Gerade im Bereich Onlineshopping existieren spezielle Content-Management-Systeme, die genau auf dieses Ziel hin ausgerichtet sind. Es ist aber auch möglich, ein Content-Management-System wie WordPress mit einer entsprechenden Erweiterung als Webshop zu nutzen. Die Entscheidung liegt ganz allein bei dir.

Benutzerfreundlichkeit

Je selbsterklärender und einfacher ein CMS ist, desto größer die Akzeptanz derjenigen, die mit dem ausgesuchten Content-Management-System arbeiten werden. Benutzerfreundlichkeit ist also ein Faktor, den du nicht unterschätzen solltest. Viele Systeme bieten ein sogenanntes Backend, eine Verwaltungsoberfläche, in dem der Nutzer Formulare ausfüllen muss, um Inhalte an bestimmten Positionen auf der Website zu positionieren. Dies erfordert allerdings ein gewisses Vermögen an Vorstellungskraft. Als intuitiver erweisen sich hier oft Content-Management-Systeme, die das Bearbeiten der Inhalte im Frontend – also auf der Website selbst – ermöglichen.

Workflows

Gute Content-Management-Systeme unterstützen dich bei deinen Abläufen in deinem Unternehmen. Ein entsprechende Rollen- und Rechteverteilung vorausgesetzt, kannst du in deinem System sehr genau widerspiegeln, wie deine internen Workflows aussehen und wer welche Arbeit durchführen darf. Inhalte können unabhängig von anderen Nutzern erstellt, kontrolliert und freigegeben werden, je nachdem in wessen Verantwortlichkeit die entsprechende Arbeit fällt. Dies hat gleich zwei positive Effekte: Die einzelnen Arbeitsabläufe behindern sich nicht gegenseitig, darüber hinaus wird die Sicherheit des Systems gesteigert.

Sicherheit

Gerade bekannte und beliebte Open-Source-Systeme wie WordPress stellen oft ein Ziel für Hacker-Angriffe dar, um möglichst viel Schaden anzurichten. Das mag auf den ersten Blick eher gegen die Wahl eines solchen Systems sprechen. Die große Entwickler-Community, die hinter den meisten etablierten Open-Source-Systemen steht, sorgt aber dafür, dass Sicherheitslücken rasch und zuverlässig geschlossen werden. Anwender haben außerdem die Gelegenheit, Fehler zu melden, die ihnen im Umgang mit dem CMS auffallen. Dies ermöglicht im Allgemeinen eine sehr flexible Behebung von Problemen, die mit dem System auftreten können.

Ladegeschwindigkeit

Die Performance einer Website wirkt sich in der Regel gleich zweifach aus, einerseits auf die Besucherzahlen, andererseits auf das Ranking bei Suchmaschinen. Es ist kein Geheimnis, dass Website-Besucher immer weniger bereit sind zu warten, bis die Inhalte einer Website angezeigt werden. Wer außerdem auf die Sichtbarkeit seiner Inhalte bei Google oder Bing angewiesen ist, hat bei einer langsamen Performance häufig schlechtere Karten. Wie schnell oder langsam eine Website auf CMS-Basis lädt, lässt sich aber nicht pauschal sagen: Die Performance hängt nicht nur vom Webserver und dem CMS selbst, sondern auch von der Art und der Menge der installierten Erweiterungen ab.

Internationalisierung

Selbst wenn du derzeit kein Bedürfnis danach hast, deine Website mehrsprachig anzubieten: Wer sagt, dass es nicht in Zukunft so sein könnte? Viele Systeme sind von Haus aus darauf ausgerichtet, Mehrsprachigkeit zu unterstützen, andere können mit Plugins oder Erweiterungen dafür nachgerüstet werden. Mehrsprachigkeit macht sich je nach Größe deines Unternehmens auf zwei Ebenen bemerkbar: Einerseits steht deine Website deinen Besuchern in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Andererseits sind auch Mitarbeiter mit verschiedenen Muttersprachen in der Lage, mit dem CMS zu arbeiten.

Zukunftstauglichkeit

Eine 100%ige Sicherheit gibt es nie, dass das gewählte System morgen noch existiert. Open-Source-Systeme haben gegenüber kommerziellen Systemen jedoch einen Vorteil, denn sie gehören nicht einem einzelnen Unternehmen, sondern sind frei verfügbar. Deswegen kann ein solches Content-Management-System nicht einfach von einem Mitbewerber übernommen werden, wie es bei kommerzieller Software passieren kann. Ein weiterer Pluspunkt ist die Community, die ein Open-Source-System pflegt: Je mehr Leute sich aktiv an der Weiterentwicklung beteiligen, desto größer ist die Chance, dass das System auch noch in einigen Jahren auf dem Markt sein wird.

Unser Fazit zu Content-Management-Systemen

Content-Management-Systeme sind schon seit einigen Jahren fixer Bestandteil der Internet-Landschaft. Aufgrund ihres Aufbaus – ein Kern mit Basis-Funktionen, die beliebig erweitert werden können – eignen sie sich hervorragend dafür, die unterschiedlichen Bedürfnisse von Website-Betreibern zu befriedigen. Einmal installiert und eingerichtet, kannst du Texte, Bilder oder Videos selbst bearbeiten und online stellen, ohne dass du die Unterstützung eines Experten benötigst.

Viele CMS basieren auf Open Source. Das bedeutet, sie sind frei verfügbar, können kostenlos heruntergeladen und auf einem beliebigen Webserver eingesetzt werden. Da sie von einer aktiven Community entwickelt und gewartet werden, zeichnen sich diese Systeme auch durch ihre Beständigkeit und Langlebigkeit am CMS-Markt aus.

Eines trifft aber auf alle Content-Management-Systeme zu, egal ob Open Source oder kommerziell: Sie stellen aufgrund ihrer Komplexität durchaus eine gewisse Herausforderung dar, besonders in der Anfangszeit, wenn es darum geht, den Umgang mit dem System zu erlernen. Dazu kommt, dass manche Systeme auf bestimmte Zielgruppen spezialisiert sind. Das macht es schwierig, eine allgemeine Empfehlung für oder gegen ein bestimmtes System auszusprechen – zu unterschiedlich sind die Anforderungen an ein System.

Deswegen wollen wir dir zum Abschluss eines mitgeben: Überlege, was du dir von ein Content-Management-System wünschst, wer mit dem System arbeiten soll und welche Inhalte du mit Hilfe des CMS verwalten und präsentieren möchtest, ehe du dich für ein bestimmtes System entscheidest. Je genauer du weißt, was du möchtest, desto länger wirst du mit dem System deiner Wahl am Ende deine Freude haben.